Với những thách thức phải hòa nhập vào thị trường toàn cầu và bắt kịp những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, các doanh nghiệp hiện nay nhận thấy nhu cầu cần có một “hệ thống hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp”. Một hệ thống ERP sẽ là xương sống sự thay đổi của doanh nghiệp, bắt đầu từ việc quản lý các qui trình cơ bản từ tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng đến quản lý sản xuất, quản lý dự án, nhân sự tiền lương và hệ thống tri thức doanh nghiệp (Business Intelligence). Triển khai ERP là quá trình “tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp” dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian, theo từng loại hình và sự phát triển của doanh nghiệp. ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. Việc ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý đã mang lại hiểu quả cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm triển khai ERP cho các công ty tại Việt Nam cần phải có kế hoạch triển khai và phân khúc dự án hợp lý. Việc phân khúc dự án nhằm đảm bảo sự thích nghi và không bị thay đổi quá nhanh so với nhu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Vì vậy tùy vào nội tại của doanh nghiêp mà xác định phạm vi triển khai phù hợp.Khi nào cần triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp. Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo doanh nghiệp bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các doanh nghiệp vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư ERP chưa, doanh nghiệp cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa: Doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất,… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn. Doanh nghiệp bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác. Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi doanh nghiệp có mô hình quản lý tương thích theo một số quy chuẩn của thế giới. Doanh nghiệp đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý. Nếu doanh nghiệp thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư ERP có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp thoát khỏi các trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.
