1 trong những cách tổ nhất để tạo ấn tượng với khách tham gia khi công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đó chính là từ bước đưa đón, Đây là công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng nó lại thể hiện sự nồng nhiệt, chu đáo của người chủ đối với khác tham gia hay không. Bước đầu tiên bạn cần phải xác định rõ khách tham gia sự kiện sẽ đi từ khu vực nào đến sự kiện. Điểm xuất phát của khách sẽ tác động trực tiếp đến khu vực nơi đỗ xe của họ khi thực hiện sự kiện. Trong khoảng thời điểm vận chuyển khách đến khu vực thực hiện sự kiện, bạn nên chú ý đến các yếu tố trên đường đi như độ an toàn, giờ cao điểm hoặc tránh một số con đường hay bị tắc, điều này không đơn giản chỉ có thể hiện tính chuyên nghiệp của đội ngũ đưa đón mà còn bảo đảm thời gian thực hiện sự kiện sẽ được diễn ra đúng như kế hoạch tổ chức đưa đón khách dựa vạo vào khu vực tập kết, vào nơi ăn nghỉ của khách tham dự . Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời điểm thống nhất, với các đoàn xe dài có màu sắc riêng đạc trưng ( có thể kèm quảng bá hình anh trên thân xe ) sẽ làm được hình ảnh sâu đậm cho sự kiện. trái lại , nơi ăn nghỉ của khách không tập trung mà phân tán ở các địa điểm khác nhau thì cần thực hiện vận chuyển theo những đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn phải cử nhân viên phụ trách trực tiếp đưa đón, hướng dẫn.Xe đưa đón tiếp khách tới khu vực tổ chức sự kiện Trên đường đến tham dự sự kiện nên có dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển, có thể đưa ra những thông tin đặc biệt , một số chi tiết thú vị về sự kiện để tạo không khí hào hứng , vui nhộn trước lúc bước vào sự kiện, rạo ra cho họ sự cởi mở. thân thiện. đó cũng là yếu tố quan trọng không nhở đưa sự kiện tới sự thành công tốt đẹp.
