Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại các tòa nhà văn phòng còn được đánh giá là số ít nghiệp vụ đặc biệt trọng yếu khiến đơn vị vận hành văn phòng chú ý. Lúc này BQL dự án cần phải tìm kiếm phương án kiểm soát hợp đồng thuê tối ưu và chặt chẽ qua đấy cam kết tòa nhà hoạt động hiệu quả, hạn chế rắc rối. Để thắt chặt giám sát hợp đồng thuê mặt bằng hiệu quả, công ty quản lý vận hành cũng cần hiểu sâu được các công việc liên quan tới giải pháp quản lý hợp đồng, các thời điểm quản lý hợp đồng thuê mặt bằng để áp dụng lớn nhất giá trị kèm theo hiệu suất quản lý tốt nhất.Xác định nhu cầu cùng mục tiêu, hoạch định phương án giám sát hợp đồng Đặt mục tiêu tăng cường tối ưu nghiệp vụ quản lý hợp đồng, ban quản lý tòa nhà đầu tiên cần cam kết xác định rõ yêu cầu và mục tiêu ở riêng hợp đồng, sàng lọc chính xác tiếp theo tiến tới xây dựng kế hoạch giám sát hợp đồng chi tiết. Giải pháp quản lý hợp đồng thuê mặt bằng văn phòng là một hành trình tốt, dễ dàng giải quyết toàn bộ các đàm phán thuê mặt bằng trong tòa nhà, bao gồm thuê văn phòng, thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh thương mại… Dựa vào mọi dữ liệu trên, đội ngũ quản lý tòa nhà nhanh chóng hiểu rõ được từng thể loại hợp đồng phải giám sát kèm theo chi tiết số lượng hợp đồng cho thuê mặt bằng. Đặc biệt, đội ngũ quản lý văn phòng cho thuê còn cần quyết định cá nhân hoặc đội ngũ phụ trách thực thi bám sát mỗi quy trình khi giám sát hợp đồng thuê mặt bằng, xác định cụ thể công việc cần hoàn thành của mỗi đội ngũ nhân sự. Nhất là, BQL tòa nhà cần thiết lên danh sách một vài trường hợp thiệt hại có thể gặp được ở thời điểm ký kết và giải quyết hợp đồng, lường trước rủi ro nhằm có phương án xử lý kịp thời.Biên soạn cùng ký hợp đồng Điểm quan trọng cần quan tâm nếu biên soạn kèm ký hợp đồng thuê văn phòng ở nhà văn phòng là nên lưu ý đến phương thức truyền đạt cụ thể và chính xác mỗi phụ lục. Một vài yếu tố quan trọng chẳng hạn phân loại từng file bản mềm của hợp đồng thuê, mã số hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị hợp đồng trước và sau thuế, phụ lục hợp đồng thuê… đều cần được quyết định rõ ràng đồng thời cần kiểm soát chặt chẽ. Những điều này còn trợ giúp phương án tăng cường quản lý hợp đồng thuê mặt bằng bài bản và tối ưu hơn. Sao chép đồng thời quản lý lưu trữ phân loại hợp đồng thuê mặt bằng cùng hồ sơ Đặc thù với một số hợp đồng thuê văn phòng ở khu văn phòng kèm theo phụ lục đính kèm, đơn vị vận hành dự án phải tự động sao chép và giữ gìn hợp đồng hiệu quả. Qua đó cũng giúp ban quản lý nhanh chóng ngăn ngừa các sự cố về sau, đồng thời theo dõi nhà thầu có thực sự làm việc theo điều khoản có nêu tại trong hợp đồng hay không. Vấn đề lưu lại hồ sơ cũng có thể dùng biện pháp thủ công lưu trữ trong kho, cùng với lưu trữ trên kho dữ liệu điện tử, lưu trữ bảo mật trên hệ thống phần mềm là Landsoft Building để tiết kiệm diện tích và không gian văn phòng, giảm thiểu chi phí và nhân sự, nhanh chóng tra cứu tin tức nhanh chóng, tiện lợi hơn.Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trên giải pháp công nghệ Giờ đây vấn đề quản lý hợp đồng thuê mặt bằng ở dự án ở những hệ thống phần mềm là Landsoft Building còn được đánh giá như chiến lược kiểm soát tối ưu để cho BQL tòa nhà. Giải pháp quản lý hợp đồng online trên phần mềm cũng hỗ trợ BQL văn phòng khắc phục tương đối nhiều nhược điểm còn tồn tại trong quy trình quản lý trước đó. Nhất là thời điểm những phương án quản lý hợp đồng thuê truyền thống, công ty quản lý cần phải tiêu tốn không ít chi phí cho in ấn, làm cho hợp đồng khá dễ thất thoát do người làm sai lầm cùng với một vài yếu tố khác. Bởi vậy mà quản lý hợp đồng thuê trong Landsoft Building sẽ hỗ trợ phương án quản lý hợp đồng được tự động gửi tới tất cả nhân sự có nhu cầu, giảm thiểu tài chính cùng nhân lực tối ưu. Giải pháp quản lý văn phòng Landsoft Building đem đến phương án quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong thời gian ngắn hoặc dài hạn, giúp cho BQL văn phòng nâng cao theo dõi và tổng hợp tin tức về khách hàng thuê mặt bằng, căn hộ hay văn phòng, hỗ trợ sàng lọc khách thuê nhằm chiết khấu theo mỗi thời kỳ, theo dõi hợp đồng của riêng đối tác chi tiết nhất. Phần mềm cũng trợ giúp người dùng theo dõi thời điểm ký kết hợp đồng, thời hạn hết hạn hợp đồng, lịch trình thanh toán phí thuê mặt bằng, dữ liệu văn phòng hay mặt bằng được cho thuê, hiện trạng mặt bằng, mức giá cho thuê cùng với ghi chú cụ thể. Từ đó giúp nhân sự khi có nhu cầu tìm hiểu thông tin chỉ việc tìm kiếm chi tiết biểu mẫu kèm theo phụ lục hợp đồng ở hệ thống là có thể tìm kiếm và theo dõi nhanh chóng nhất.
