Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ viện trợ công ty trong các hoạt động thông thường của mình, thành ra mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của đơn vị lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể mường tưởng ERP như một phần mềm đồ sộ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sinh sản, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và dù rằng nó là phần mềm cho công ty nhưng sẵn tiện mình xin san sớt cho anh em biết thêm vài thông báo về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào. Xem thêm : https://sskey.vn/blog/phan-mem-erp-la-giERP là gì? Trước khi bắt đầu thì mình muốn nói sơ về lịch sử của ERP một chút. Từ này xuất hiện lần trước nhất vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng hội tụ cho việc sinh sản hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được ứng dụng cho hồ hết các mảng của một công ty chứ không chỉ xài cho bên sinh sản. Các cơ quan chính phủ và công ty phi chính phủ cũng khởi đầu áp dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để tầm nã cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân tổ chức mặc cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các tổ chức với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng app riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương xứng với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều phòng ban của một đơn vị trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu độc nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy tìm cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Xem thêm : https://sskey.vn/phan-mem-erp Chúng ta hãy lấy tỉ dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Thông thường, khi người đó khởi đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hộp thư của người đó đến đơn vị. Sau đó, viên chức nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, tổn phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp, chuyển tiếp qua cho phòng ban quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể nảy sinh lỗi, nhất là với các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều khu vực địa lý. đồng thời đó, không ai trong doanh nghiệp thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền tróc nã cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc tương trợ khách hàng làm thế nào truy hỏi cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ở tít Bình Dương trong khi cô viên chức đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ đề xuất truy hỏi của mình, rất tốn thời gian. ERP xuất hiện với mục tiêu thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và doanh nghiệp chỉ xài một phần mềm độc nhất vô nhị để quản lý. Dĩ nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, tỉ dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi viên chức khi cần (và cố nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình tổ chức của ông một cách chóng vánh mà không phải đợi hàng tá báo cáo thoái nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một doanh nghiệp có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc tổ chức phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền. ngoại giả, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng đơn vị bởi mỗi đơn vị sẽ có các đề xuất khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... Cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công tác chính của những đơn vị khai triển ERP đến cho khách hàng của mình. Bạn có thể xem thêm chi tiết bài viết : https://sskey.vn/blog/loi-ich-cua-he-thong-erp-1
