Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội đã nhận được rất nhiều những câu hỏi về quy trình làm một buổi sự kiện chuyên nghiệp . Hôm nay chúng tôi mạo muội chọn ra những câu hỏi hay và sắp xếp theo một quy trình đơn giản để các bạn dễ dàng tham khảo , xem xét và hiều hơn về sự kiện chuyên nghiệp !1. Bản kế hoạch được viết sẵn có tốt không ? Kế hoạch viết cho buổi sự kiện đóng vai trò quan trọng, giúp tổ chức, đơn vị xác định cụ thể những công việc cần làm. Ngoài ra để dễ dàng kiểm soát, những chương trình công việc đã được giao và đã hoàn thành. Gần như sự kiện nào chúng ta cũng cần đúng không nào . Như vậy giúp cho đội ngũ phụ trách xây dựng được những ý tưởng độc đáo để hoàn thành tổ chức sự kiện theo đúng mục tiêu đã đề ra.Ngoài ra bản kế hoạch giúp Bạn hạn chế được rủi ro và sự cố xảy ra trong sự kiện. Việc viết sẵn bản kế hoạch được coi như là một bàn đạp hướng tới sự thành công của buổi tiệc.2. Tổ chức tất niên ở đâu, vào lúc mấy giờ thì hợp lý ? Địa điểm và nơi tổ chức rất quan trọng. Dù trong tay ta đang sở hữu bản kế hoạch hoàn hảo mà không lựa chọn được nơi tổ chức phù hợp, thì làm thế nào để hoàn thành được buổi sự kiện hoàn hảo và chất lượng ! Trước hết ta phải đưa ra được số lượng khách mời và khách dự trù để xác định sức chứa của địa điểm thuê, không gian, cách trang trí và tính chất của phòng thuê phải phù hợp với buổi sự kiện . Ví dụ : Tổ chức hội chợ với sức chứa 300 khách , chúng ta thuê 1 phòng chỉ chứa được 200 khách ,nhỏ hẹp, không khí ngột ngạt như vậy thì đám cưới đâu có phù hợp. Thời gian tổ chức sự kiện khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc,tạo điều kiện thuận lơi cho bạn chủ động liên hệ địa điểm tổ chức và hoàn tất danh sách khách mời. Mẹo nhỏ : Muốn thuê được địa điểm tổ chức vào mùa cao điểm, bạn nên đưa ra thời gian cụ thể càng sớm càng tốt. Ở sài gòn thường kẹt xe Bạn nên chọn những giờ tốt để tránh hiện tượng này , an toàn cho khách mời chúng ta !3. Mô hình tổ chức như thế nào sẽ phù hợp ? Dựa vào đặc điểm của sự kiện mà ta lựa chọn những chương trình, mô thức phù hợp với sự kiện của chúng ta, sao cho sự hợp lý và nhất quán giữa 2 bên được làm rõ .Nếu là hội nghị cổ đông, hội nghị khách hàng,chúng ta nên tổ chức trong hội trường lớn, được bố trí các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết. Nếu là hoạt động giao lưu, chia sẻ giữa các thành viên trong công ty, thì không khí và nơi tổ chức thoải mái hơn, vui vẻ hơn tý, tạo ra các hoạt động team building để gắn kết tình cảm giữa các thành viên trong công ty .4. Đạo diễn cho một buổi sự kiện có cần chuyên nghiệp ! Phải chuyên nghiệp chứ, chúng ta đang làm buổi sự kiện chuyên nghiệp cơ mà, chúng ta phải có kịch bản và diễn viên nữa chứ .. Xây dựng kịch bản phù hợp , cộng tác cùng các thành viên âm thanh ánh sáng, các ban nhạc, các nhóm múa... tạo ra không khí của một buổi tiệc hoành tráng, trang hoàng lộng lẫy nhất từ trước đến nay ! Khách hàng là thượng đế, được phục vụ quý khách một cách chuyên nghiệp và sáng tạo, là niềm vinh hạnh của chúng tôi! Ngoài ra, các tiết mục trò chơi, văn nghệ là hoạt động không thể thiếu trong buổi sự kiện, để khách mời không cảm thấy mệt mỏi và nhàm chán mà vẫn tạo cảm giác thân thiết vui vẻ và ấm áp trong buổi tiệc.5.Đắn đo về chi phí ? Vấn đề tài chính luôn là một nỗi niềm của khách hàng, để đưa ra được một buổi sự kiện tốt, khách hàng phải tính toán chi phí, để sao cho sự kiện diễn ra tốt đẹp nhưng hợp với ngân sách định sẵn trước đó. Nếu cứ đắn đo lo nghĩ thì đầu óc đâu cho sự sáng tạo, như vậy sẽ khó tạo được buổi tiệc thành công, Hãy gọi cho chúng tôi những lúc bạn cần, chúng tôi hy vọng có thể chia sẽ được phần nào những đắn đo của bạn. Hãy để chúng tôi chia sẽ gánh nặng của bạn! Dịch vụ tổ chức sự kiện QC Linh Sơn chúng tôi sẽ giúp các bạn tiết kiệm chi phí và rút ngắn được thời gian chuẩn bị của các khâu... Chúng tôi độc lập trong suy nghĩ và luôn đồng hành cùng quý khách , trong tất cả các buổi sự kiện , dù lớn dù bé. Chúng tôi vẫn luôn nỗ lực phục vụ quý khách một các chu đáo nhất !
