Chuẩn bị bên ngoài khu thực hiện sự kiện là hoạt động không thể thiếu để góp phần cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, đầu có xuôi thì đuôi mới lọt.Nhân viên bảo vệ : bắt buộc phải có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có sẵn bắt buộc phải nhờ cảnh sát làm công tác bảo quản cho sự kiện. Tình nguyện viên không đảm bảo được công việc này . những nhân viên bảo vệ phải được đào tạo chuyên nghiệp để giải quyết các tình huống khó khăn , khẩn cấp. Trang phục cho bảo quản phụ thuộc vào từng loại sự kiện. Nếu sự kiện không có nghi thức, bạn có thể muốn họ mặc áo cộc tay hoặc sơ mi vào buổi tối. Nhưng với sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ phải mặc đồng phục truyền thống.Hệ thống chỉ dẫn trợ giúp : trợ giúp định hướng gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện như Phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc , phòng vệ sinh…một số ký hiệu chỉ dẫn đường lối di chuyển , khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp khách tham gia tự giác cong ty to chuc su kien , đưa hoạt động sự kiện vào nề nếp ngay từ đầu.một số hoạt động quảng bá : khi khách tới , để ấn tượng gia tăng thêm tạo sự khác biệt, làm không khí sôi động cho sự kiện, Nhà thực hiện thường bố trí những hoạt động quảng bá ( sử dụng thử miễn phí, voucher, phiếu giảm giá, ưu đãi...), & nên nhớ nó phải thích hợp với sự kiện. Khi khách đến nơi, trước tiên họ được trao các giá trị văn hóa bản sắc của địa phương. Mặc dù thế , vấn đề tiếp đón này không chỉ ở khu vực thực hiện sự kiện mà còn phải chú ý ngay từ khi khách mới đặt chân tới địa phương nơi sự kiện được diễn ra như sân bay, nhà ga…Lối vào, ra dành cho người khuyết tật : hãy xem một số lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? trường hợp có phải dành I lối để xe lăn thuận tiện di chuyển . tiếp đến là phòng công cộng & các khu dịch vụ nào xe lăn có khả năng tới được. Cần kiểm tra cẩn thận một số nơi đó . Cần làm việc với khách sạn để bố trí cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng cửa phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra nên có phòng cho nhân viên trợ giúp khách khuyết tật khi họ đòi hỏi .những nhu cầu về hệ thống điện : bắt buộc phải xác định trước đòi hỏi về sử dụng điện của sự kiện. cần phải tính toán trước những thiết bị gì bắt buộc phải dùng điện & ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Tại khu vực thực hiện có thợ điện chưa và có cần thuê I thợ điện không? Cần lưu ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào ?... Nhà thực hiện không thể không có chương trình cụ thể, chi tiết phối hợp các hoạt động ở mỗi vị trí khác nhau tạo nên một hệ thống hỗ trợ nhau sẽ làm nên bầu không khí hào hứng hào hứng theo đòi hỏi sự kiện đề ra.
