Tổ chức hội nghị khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự kiện để đối thoại, liên kết, hoặc tham dò ý kiến khách hàng qua đó duy trì sự trung thành đối với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng từ đó tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp.Mục đích: Tùy thuộc vào giai đoạn của sản phẩm hay doanh nghiệp trong chu kì sống của sản phẩm hay doanh nghiệp đó. o Muốn thu hút khách hàng o Muốn tỏ lòng cảm ơn o Khi một khách hàng muốn chấm dứt quan hệ giao dịch hay làm ăn, doanh nghiệp sẽ tổ chức những cuộc đối thoại dạng này nhằm giữ chân khách hàng o Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình o Muốn quảng bá cho hoạt động marketing. o Muốn phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm: hoạch định những chiến lượckinh doanh mới thông qua sự ý kiến trực tiếp của khách hàng.I. CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG Lập danh sách khách mời trong buổi hội nghị khách hàng. Lên danh sách khách tham dự, soạn thư mời. Khách mời gồm 300 người và những khách hàng, đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông… Chuẩn bị trước khi hoạt động: • Phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người. • Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. • Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ. • Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách. • Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… • Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường. Chuẩn bị hoặc đặt các thiết bị truyền thông cho buổi hội nghị khách hàng : Hệ thống âm thanh phải phù hợp với không gian diễn ra hội nghị khách hàng. Thiết kế pano để treo tại nơi tổ chức sự kiện và một số địa điểm khác. Tiền sảnh đã được trang trí rất trang trọng và đẹp mắt. Chuẩn bị nội dung cho buổi hội nghị Viết các bài phát biểu. Chuẩn bị tài liệu để trình bày trong buổi hội nghị. Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: như các thông tin mới về công ty, sản phẩm của công ty, những thông tin cần thiết để khách mời hiểu hơn về công ty... Chuẩn bị hoa các tặng phẩm cho khách mời. Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc (nếu khách dùng tiệc ngay tại khu vực làm lễ). Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào. Kiểm duyệt đầy dủ yếu tố nhân sự: Các nhân viên công ty sẽ được phân nhịp vụ và điều phối công việc, chuận bị mọi thứ yếu nhân sự và thiết bị dụng cũ cẩn thận, mọi nhân viên trong tư thế sẵn sàng. Phân công các nhân viên vào các vị trí công việc đã thống nhất theo kế hoạch từ trước. Duyệt, khớp thử chương trình trước 1 lần (nếu chương trình có nhiều phần phức tạp và yêu cầu nhiều bộ phần phối kết hợp với nhau). Kiểm tra lại danh sách nhân sự chính tham gia chương trình: MC, lễ tân, đoàn múa lân, ca sỹ, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, bắn pháo, danh sách khách VIP,…. Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa cài áo đại biểu, nước uống, bằng khen tập hợp tại một khu vực để tránh thất lạc và giao cho một người quản lý.II . Bắt đầu chương trình :Đón khách : Các lễ tân chào mời quý quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý đừng làm mạnh tay hoặc làm cho khách mời khó chịu hướng dẫn lối đi dẫn khách vào khu vực làm chương trình. Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình. Rót nước mời khách. Những quản lý có nhiệm vụ sắp xếp chỗ đứng cũng như biên đạo các động tác lễ tân trong lúc đón khách. Lễ tân đón khách với thái độ ân cần, nhiệt tình, vui vẻ. Nhạc nền bật vui tươi, rộn rang, trang trọng và náo nức. Đội trống đánh tưng bừng để thu hút sự quan tâm của tất cả mọi người. Phát tài liệu cho khách mời.III. Sau Hội Nghị Khách Hàng : Liên lạc sau hội nghị Nắm bắt những ý kiến, phản hồi sau buổi hội nghị. Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia.Công ty tổ chức sự kiện Solution cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với hơn 10 năm kinh nghiệm chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho buổi lễ được thành công trọn vẹn. Ngoài ra Solution còn nhận tổ chức lễ khai trương, lễ động thổ, khởi công, khánh thành,….Nếu bạn thực sự quan tâm xin vui lòng liên hệ : 0912 525577
